“Waste Management” in Recruitment Industry

Pernahkan Anda mendengar istilah “Waste Management” atau “Lean Management”? 

Dalam dunia manufaktur istilah ini erat kaitannya dengan menghilangkan pemborosan dalam proses bisnis untuk mencapai proses yang efisien dan mengurangi biaya produksi. Istilah ini digagas oleh Taiichi Ohno, seorang Chief Engineer Toyota di masa itu dan gagasan beliau saat ini dikenal sebagai Ohno’s 7 Waste. 

Terdapat tujuh waste yang dimaksud, yakni transport, inventory, motion, waiting, overproduction, overprocessing, dan defects. Menurut Ohno, ketujuh elemen ini menjadi bagian penting untuk mengurangi biaya produksi, meningkatkan kepuasan pegawai dan pelanggan, meningkatkan profit dan kualitas. 

Meskipun istilah waste cenderung dekat dengan industri manufaktur, Apakah bisa jika kita coba tarik teori ini ke industri servis, terutama rekrutmen proses? Hal ini tentu akan menuai pro dan kontra, berbeda dengan manufaktur yang berhubungan dengan produk atau benda mati, industri rekrutmen sangat dekat hubungannya dengan manusia. Sehingga untuk mengimplementasikan 7 waste di industri rekrutmen haruslah menyesuaikan dengan kondisi yang ada di dalam dan di luar perusahaan.

Berikut ini merupakan contoh dari pengimplementasian 7 waste untuk proses rekrutmen:

Transportation

Dalam dunia manufaktur, istilah ini merupakan pergerakan produk dari satu tempat ke tempat lain. Hal ini dapat diibaratkan sebagai informasi yang “berjalan” dari satu pihak ke pihak lainnya untuk merekrut satu posisi. Semakin banyak pihak yang terlibat, maka akan semakin banyak waktu yang terbuang. 

Oleh karena itu, sebaiknya pihak HR dapat memprioritaskan proses yang akan dilakukan untuk memastikan bahwa Anda tidak memanfaatkan recruitment tools Anda secara berlebihan atau kurang. Hal ini juga dapat berlaku terhadap lamanya informasi yang diterima dari satu pihak ke pihak lainnya – karena banyaknya pihak yang terlibat dalam pengambilan keputusan.

Inventory

Jika dalam manufaktur, persediaan yang berlebih mengakibatkan tingginya biaya maintenance gudang dan juga pemborosan untuk ruang fisik. Dalam rekrutmen, elemen ini dapat dikaitkan dengan CV yang masuk. Semakin banyak CV yang tidak sesuai masuk ke dalam database, maka akan semakin banyak waktu yang terbuang untuk mereview CV tersebut.

Hal ini dapat dievaluasi dengan cara meninjau kembali job description yang dibuat, platform yang digunakan untuk menyebarkan job ads, dan juga aksi kita merespon CV yang masuk.

Motion 

Setiap gerakan dapat menyebabkan pemborosan dalam sebuah proses. Salah satu hal yang bisa dibayangkan ialah proses rekrutmen yang dilakukan secara luring, terutama di dunia yang hampir serba digital.

Beberapa perusahaan, masih menerapkan sistem interview secara luring untuk beberapa tahap, padahal terkadang proses interview hanya berjalan selama 30 menit. Hal ini dapat dikategorikan sebagai waste, padahal untuk pertemuan pertama hal ini dapat dilakukan secara daring. 

Jika sudah merasa cocok dan memang ingin berdiskusi lebih lanjut, pihak perusahaan dapat melakukan pendekatan lebih dalam dengan bertemu langsung.

Waiting

Elemen waste ini yang paling sering dirasakan oleh recruiter, semakin banyak waktu menunggu antar proses, maka semakin jauh proses rekrutmen dikategorikan sebagai proses yang efisien. 

Seluruh pihak yang terlibat dalam proses rekrutmen harus mampu mengelola jadwal rekrutmen dan memberikan umpan balik secepat mungkin. Sehingga jeda antara satu proses ke proses selanjutnya tidak terlalu lama.

Overproduction

Pada industri rekrutmen, hal ini dapat terlihat dari rasio konversi dari jumlah yang diwawancara dan banyak orang yang direkrut. Sering kali para user tidak puas hanya memiliki satu kandidat pembanding.

Sebaiknya, tetapkan standar untuk jumlah kandidat yang akan diwawancara. Misalkan terdapat 3 CV yang cocok untuk dilakukan interview, maka cukup lakukan proses selanjutnya dengan mengeliminasi ketiga orang tersebut. Kurangi untuk menghabiskan lebih banyak waktu pencarian daripada yang seharusnya.

Overprocessing

Terlalu banyak proses yang dilakukan dapat dikatakan sebagai pemborosan. 

Setiap job opening sebaiknya memiliki proses yang berbeda, terutama jika industrinya berbeda. Hal ini tergantung kompetensi dan keterampilan yang ditargetkan oleh perusahaan untuk posisi tertentu. Jumlah proses yang berlangsung selama rekrutmen juga dapat dikategorikan sebagai overprocessing apabila dilakukan secara berlebih.

Contohnya, seorang kandidat harus melalui tiga - lima kali interview dengan pertanyaan yang sama secara berulang, tentunya hal ini termasuk ke dalam overprocessing. Untuk mengefisienkan permasalah tersebut, proses dapat diringkas menjadi satu kali interview dengan menggunakan metode panel interview.

Defects

Pemborosan pada elemen ini menjadi suatu hal yang tidak dapat diduga pada industri rekrutmen. Contohnya adalah pada saat proses rekrutmen sudah ada di final, kandidat menolak untuk bergabung dengan perusahaan, atau kandidat tidak datang pada hari pertama bekerja.

Pada saat ini, perusahaan dapat mengevaluasi kembali keseluruhan proses dengan menggunakan metode seperti 5 whys atau fishbone. Jangan lupa untuk mencatat keseluruhan feedback dari setiap stakeholder yang terlibat, sehingga pada akhirnya dapat mengidentifikasi akar dari permasalahan yang terjadi dan mencegah terulangnya permasalahan tersebut.

****

Setelah mengetahui sedikit informasi terkait 7 waste Ohno dalam dunia rekrutmen. Kira-kira apa yang akan Anda lakukan untuk perusahaan tempat Anda bekerja dan sudah sampai sejauh mana Anda mengevaluasi proses rekrutmen tersebut?

Semoga bermanfaat!